För många företag har alternativet att arkivera hos en extern leverantör aldrig belysts. Många vet inte att de med tjänster från en extern leverantör kan kostnadseffektivisera sin arkivering, genom att reducera kostnader för byggnation och drift av arkivlokaler. De kan reducera kostnader för hantering i och med utav leverantören utarbetade rutiner för strukturering, paketering, utgallring, destruktion och återsökning.
För många företag är arkivering något som måste ske, många har dålig koll på vilka regler som gäller för arkivlokalernas drift och utformning, många sparar material i 10 år eftersom de inte är insatta i lagändringen att allt material från 1 jan 2011 endast måste sparas i 7 år. Många vet inte att vissa dokument lär sparas längre än 10 år eftersom de går under en egen lag, eller att det finns för verksamheten viktig dokumentation som exempelvis avtal, patentbrev, tillstånd, ritningar mm som av betydelse för verksamheten lär sparas i fler än 10 år som tidigare var arkiveringstiden för räkenskapsmaterial.
Om dessa skulle upphandla en tjänst från en extern leverantör av arkivförvaltning. Skulle dessa se att de kunde reducera kostnader för egna arkivlokaler, kanske göra om närarkiven till kontor och så småningom säga upp källararkivet. Man skulle i samband med tecknandet av tjänsten få färdiga rutiner för packning, märkning samt instruktioner. Man skulle också ha löpande kontroll av statusen för gallring och destruktion. De skulle ha kostnadskontroll över vad de betalar för lagring av arkivmaterial, destruktion av arkivmaterial, samt en kostnadskontroll vad det kostar att återsökta det arkiverade materialet.
Så för många företag skulle detta vara ett bra alternativ att både reducera kostnader, minska arbetstiden för arbetsmoment som inte härrör kärnverksamheten för egen personal, öka säkerheten och öka kontrollen. Läs mer om arkivering här: arkivera.com
Posted in 
Tags: 
